주어진 시간 내에 어떻게 더 많은 일을 끝낼 수 있을까? 이 문제는 지금까지 많은 사람들의 고민이 되어 왔습니다.
특히 사무직 근로자라면 여러 사람들과의 관계 및 대화, 회의와 끊임없는 이메일 등 자신의 업무와 상관없는 기타 업무로 인해 실제로 해야할 일은 뒷전으로 밀리는 일들이 허다합니다.
▼ 최근 프로젝트 관리 소프트웨어 회사 워크프론트 (Workfront)의 2010명의 직원에 대한 설문조사 결과.
8시간 근무 중 실제 직접적인 업무와 관련되어 보내는 시간은 3시간 정도에 불과하다는 조사 결과가 나왔습니다. 그렇다면 도대체 실제 업무와 관련이 없는 5시간은 어떻게 사용되고 있는 것일까요?
조사에 따르면 16%는 이메일 처리에, 12%는 관리 작업, 10%는 유용한 회의, 8%는 업무에 도움이 되지 않는 회의, 그리고 나머지 시간은 직원들과의 잡담과 다른 사소한 문제로 업무가 중단된다고 답변했습니다.
▼ 하지만 대부분의 사람들이 겪고 있는 이러한 시간을 잡아먹는 이벤트와 계획되지 않은 활동들에도 불구하고 사무실의 누군가는 야근없이 매일 해야할 업무를 시간 내에 끝내는 사람도 있습니다.
이런 사람들은 다른 이들에 비해 더 생산성이 높은 것으로 보이기도 합니다. 이렇게 매일의 업무 속에서 나머지 사람들보다 더 많은 것을 성취하는 이들의 비결은 무엇일까요?
MIT 슬론스쿨 (Sloan School of Management)의 로버트 포젠 (Robert C. Pozen) 교수는 이러한 개인의 생산성 조사를 위해 전문직 직원들을 대상으로 조사를 시행했습니다.
▼ 6개 대륙의 총 2만명의 사람들이 조사에 임했으며, 그 중 절반 이상은 미국 내 거주자였습니다. 그리고 포젠 교수는 이러한 사람들의 행동에 분명한 패턴을 발견했습니다.
하버드 비즈니스 리뷰 (Harvard Business Review)에 기고한 바에 따르면 오래 일하는 것이 반드시 높은 개인 성과를 의미하는 것은 아니며, 매일 더 많은 것을 달성하기 위한 열쇠는 스마트하게 일하는 것에 있다는 것이죠.
그의 조사에 따르면 높은 생산성을 지닌 전문직들의 공통점은 우선순위에 따라 그들의 업무를 잘 계획하는 경향이 있으며, 여러 정보를 잘 관리할 수 있는 능력을 개발하며, 업무의 완성을 위한 동료의 필요성을 잘 이해하고 있다는 것입니다.
▼ 그리고 위의 세가지 자질을 얻기 위해 생산성이 높은 직원들은 매일 아래의 습관을 매일 실행합니다.
1. 매일밤 다음 날의 스케줄을 작성하고 우선순위를 기록합니다. 그리고 달력에 각 미팅을 기록하고 성취해야 할 목표 역시 기록합니다.
2. 장황한 계획이 아닌 논리적으로 간략하게 작성하여 목표가 한눈에 들어오게 합니다.
3. 몇 분 간격이 아닌 매 시간마다 목표를 확인합니다.
4. 제목과 발신자만 보고 대부분의 메시지와 이메일을 건너뜁니다. 자신에게 중요한 사람들의 메시지에만 즉시 응답합니다.
5. 회의에 앞서 모든 참가자에게 세부 일정을 보내고 회의는 최대 90분까지로 제한합니다. 더 적은 수의 회의를 제안하고 일의 기대상황과 개인별 업무책임을 분명히 하며 모든 유용하지 않은 회의는 제한하여 업무 시간을 더 확보합니다.
생산성 향상을 위한 노력. 또 어떤 좋은 방법들이 있을까요?
